ใบเสร็จโรงแรมออกยังไง? ใบกำกับภาษีต้องมีอะไรบ้าง

1. ใบเสร็จ กับ ใบกำกับภาษี ต่างกันอย่างไร?

ใบเสร็จรับเงิน เป็นหลักฐานว่าโรงแรมได้รับเงินแล้ว ส่วน ใบกำกับภาษี เป็นเอกสารภาษีมูลค่าเพิ่มที่ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT จัดทำเมื่อเข้าเงื่อนไขตามกฎหมาย

การรับชำระเงินกับการจัดทำเอกสาร VAT จึงเกี่ยวข้องกัน แต่ไม่ใช่เรื่องเดียวกัน

ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 103–105 ทวิ คำว่า “ใบรับ” ครอบคลุมหลักฐานการรับเงินหรือชำระหนี้ ขณะที่หน้าที่ออกใบกำกับภาษีเป็นอีกส่วนหนึ่งตามมาตรา 86

ถ้าโรงแรมจด VAT ใบกำกับภาษีที่ระบุว่าได้รับชำระเงินแล้วอาจใช้เป็นใบรับได้ด้วย แต่ไม่ได้หมายความว่าใบเสร็จทุกใบจะกลายเป็นใบกำกับภาษี

2. โรงแรมควรออกเอกสารอะไรในแต่ละกรณี?

1. ลูกค้าพักทั่วไปและชำระค่าห้อง

   เมื่อได้รับเงิน โรงแรมควรจัดทำหลักฐานรับเงินให้ตรงกับข้อเท็จจริง เช่น ชื่อลูกค้า วันที่ รายการค่าห้อง และยอดที่ชำระ พร้อมตรวจว่ากิจการเข้าข่ายหน้าที่ออกใบรับตามกฎหมายหรือไม่

2. ลูกค้าเป็นบริษัทและขอเอกสารสำหรับค่าใช้จ่าย

   ถามให้ชัดว่าต้องการ ใบเสร็จรับเงิน หรือ ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป จากนั้นเก็บชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานใหญ่หรือสาขาให้ถูกต้อง การที่ลูกค้าเป็นบริษัทเพียงอย่างเดียวไม่ได้ทำให้โรงแรมที่ไม่ได้จด VAT มีสิทธิออกใบกำกับภาษี VAT

3. โรงแรมจด VAT

   โรงแรมต้องดูว่าความรับผิดในการเสีย VAT เกิดขึ้นเมื่อใด แล้วออกใบกำกับภาษีตามรายการที่กฎหมายกำหนด สำหรับบริการทั่วไป จุดดังกล่าวอาจเกิดเมื่อรับชำระ ออกใบกำกับภาษี หรือมีการใช้บริการก่อน โดยพิจารณาตามส่วนที่เกิดขึ้น

4. โรงแรมไม่ได้จด VAT แต่ลูกค้าขอ “ใบกำกับภาษี”

   โรงแรมออกหลักฐานรับเงินหรือใบเสร็จตามสถานะจริงของกิจการได้ แต่ไม่ควรออกเอกสารเป็นใบกำกับภาษี VAT หรือแสดง VAT แยกเสมือนเป็นผู้มีสิทธิ เพราะมาตรา 86/13 ห้ามบุคคลที่ไม่ใช่ผู้ประกอบการจดทะเบียนออกใบกำกับภาษี เว้นแต่เข้าข้อยกเว้นตามกฎหมาย

รายละเอียดด้านภาษีอาจแตกต่างตามสถานะและรูปแบบธุรกิจ หากมีกรณีเฉพาะควรตรวจสอบกับกรมสรรพากรหรือนักบัญชีของกิจการอีกครั้ง

3. ใบเสร็จโรงแรมควรมีข้อมูลอะไรบ้าง?

เมื่อต้องออก ใบเสร็จโรงแรม ควรแยกข้อมูลที่กฎหมายกำหนดออกจากข้อมูลที่ช่วยให้โรงแรมและแขกตรวจสอบรายการได้ง่าย

ข้อมูลตามกฎหมายเมื่อเข้าข่ายต้องออกใบรับ

รายการหลักตามมาตรา 105 ทวิ ได้แก่

• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออกใบรับ
• ชื่อหรือยี่ห้อของผู้ออกใบรับ
• เลขลำดับของเล่มและใบรับ
• วันที่ออกใบรับ
• จำนวนเงินที่รับ

ข้อกำหนดอาจมีรายละเอียดเพิ่มตามประเภทธุรกิจหรือประกาศที่เกี่ยวข้อง จึงควรใช้รูปแบบเอกสารที่นักบัญชีของกิจการตรวจแล้ว

ข้อมูลที่มีประโยชน์กับงานโรงแรม

• ข้อมูลลูกค้า — ชื่อแขกหรือชื่อบริษัท ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีเมื่อจำเป็น
• รายละเอียดการพัก — วันที่เข้าพักและเช็กเอาต์ ประเภทห้อง หรือหมายเลข Booking
• รายละเอียดบริการ — ค่าห้อง อาหาร มินิบาร์ หรือบริการอื่น แยกให้ตรวจสอบได้
• ข้อมูลการรับเงิน — ช่องทางชำระและผู้รับเงินตามวิธีทำงานของโรงแรม

ข้อมูลกลุ่มนี้ช่วยลดข้อโต้แย้งและค้นเอกสารย้อนหลังได้ง่าย แต่ไม่ควรถูกอธิบายว่าเป็นรายการบังคับตามกฎหมายทุกข้อ

4. ใบกำกับภาษีโรงแรมต้องมีอะไรบ้าง?

ถ้าโรงแรมเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT และต้องออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป เอกสารควรมีรายการสำคัญตามมาตรา 86/4 ได้แก่

1. คำว่า “ใบกำกับภาษี” ในที่ที่เห็นชัด
2. ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของโรงแรมหรือผู้ประกอบการ
3. ชื่อและที่อยู่ของผู้รับบริการ
4. เลขที่เอกสาร และเลขที่เล่มถ้ามี
5. วันที่ออกเอกสาร
6. รายละเอียดและมูลค่าของห้องพักหรือบริการ
7. จำนวน VAT ที่แยกออกจากมูลค่าบริการอย่างชัดเจน
8. รายการอื่นที่กฎหมายหรือประกาศกำหนด เช่น ข้อมูลสำนักงานใหญ่หรือสาขาเมื่อเกี่ยวข้อง

ในทางปฏิบัติ หากลูกค้าเป็นบริษัท ควรขอชื่อจดทะเบียน ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และข้อมูลสำนักงานใหญ่หรือสาขาให้ครบก่อนออกเอกสาร โดยกรมสรรพากรมีคู่มือใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป สำหรับตรวจรายละเอียดเพิ่มเติม

ไฟล์ PDF ไม่ได้เป็น e-Tax Invoice หรือ e-Receipt โดยอัตโนมัติ ระบบ e-Tax ของกรมสรรพากรมีวิธีจัดทำ ลงลายมือชื่อ และนำส่งข้อมูลตามหลักเกณฑ์เฉพาะ สามารถดูภาพรวมได้จากระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt

5. ตัวอย่างใบเสร็จโรงแรม

ตัวอย่างต่อไปนี้ช่วยให้เห็นตำแหน่งข้อมูลสำคัญของใบเสร็จค่าที่พัก โดยเพิ่มวันที่พักและประเภทห้องเพื่อให้ตรวจสอบกับ Booking ได้ง่าย

SIAM GARDEN HOTEL

99 Example Road, Bangkok

Tax ID: 0-0000-00000-00-0 (ตัวอย่าง)

ใบเสร็จรับเงินRECEIPT

Receipt No.

RC-2026-00125

Date

24 September 2026

Guest

บริษัท ตัวอย่าง จำกัด

Stay

22–24 September 2026

รายการจำนวนเงิน

Deluxe King — Room ChargeTHB 3,000

Other servicesTHB 500

TotalTHB 3,500

1. ข้อมูลผู้ประกอบการ
2. เลขที่เอกสาร
3. วันที่ออกเอกสาร
4. ข้อมูลลูกค้า
5. รายละเอียดบริการ
6. ยอดเงิน

6. ตัวอย่างใบเสร็จ / ใบกำกับภาษี

เมื่อโรงแรมจด VAT เอกสารควรแสดงมูลค่าบริการและ VAT แยกกันชัดเจน ตัวอย่างนี้ใช้ยอดสมมติและไม่ได้รับรองว่าเพียงพอสำหรับทุกกิจการ

SIAM GARDEN HOTEL

99 Example Road, Bangkok

Tax ID: 0-0000-00000-00-0 · สำนักงานใหญ่ (ตัวอย่าง)

ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษีRECEIPT / TAX INVOICE

Document No.

TX-2026-00125

Date

24 September 2026

Customer

บริษัท ตัวอย่าง จำกัด

Customer Tax ID

0-0000-00000-00-0 (ตัวอย่าง)

รายการจำนวนเงิน

ค่าห้องพักก่อน VATTHB 3,271.03

VAT (ตัวอย่าง)THB 228.97

ยอดรวมTHB 3,500.00

จุดที่ต่างจากใบเสร็จทั่วไปคือแสดงมูลค่าบริการและ VAT แยกกันอย่างชัดเจน

ถ้าต้องการลองสร้างเอกสารของที่พักเอง สามารถใช้เครื่องมือออกใบเสร็จและใบกำกับภาษีโรงแรมฟรี ใส่โลโก้ กรอกข้อมูล แล้วดาวน์โหลดเป็น PDF ได้ทันที

7. เคสที่โรงแรมเจอบ่อย

8. ระบบ PAAK IN ช่วยออกใบเสร็จอัตโนมัติ

เมื่อข้อมูล Booking อยู่ในระบบแล้ว ระบบ Booking Management ของ PAAK IN สามารถนำหมายเลข Booking ชื่อลูกค้า วันเข้าพัก ห้องพัก และยอดชำระมาสร้างใบเสร็จตามข้อมูลที่โรงแรมกำหนดไว้ได้ โดยไม่ต้องคัดลอกข้อมูลชุดเดิมลง Word หรือ Excel ทุกครั้ง

Booking → ข้อมูลการชำระ → สร้างใบเสร็จ → ตรวจสอบและส่งให้ลูกค้า

หากลูกค้าจองผ่านระบบ Direct Booking ข้อมูลสามารถเดินต่อใน Flow เดียวกันตั้งแต่การจอง การชำระ ไปจนถึงเอกสารหลังการจองตาม Scope ที่พัฒนา ช่วยลดการพิมพ์ผิด เลขที่เอกสารซ้ำ และเวลาค้นเอกสารย้อนหลัง

PAAK IN ไม่ใช่ระบบบัญชีหรือ PMS และไม่ได้หมายความว่าระบบนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรหรือเป็นระบบ e-Tax Invoice ที่ได้รับการรับรอง

9. สรุป

โรงแรมควรแยกให้ออกก่อนว่าเอกสารที่ลูกค้าต้องการคือ ใบเสร็จรับเงิน หรือ ใบกำกับภาษี จากนั้นตรวจสถานะ VAT และข้อมูลธุรกิจให้ถูกต้อง

เมื่อจำนวน Booking เพิ่มขึ้น การสร้างเอกสารจากข้อมูลการจองที่มีอยู่ช่วยลดการกรอกซ้ำและความผิดพลาดได้ หากโรงแรมต้องการให้ Booking การชำระเงิน และเอกสารหลังการจองอยู่ใน Flow เดียวกัน สามารถดูระบบจัดการการจองโรงแรมของ PAAK INได้